Digitale Zusammenarbeit braucht mehr als gute Treffen: Mit Kanban zum Team-Erfolg?

Viele meiner Workshops drehen sich um gute Online-Treffen, ABER: Digitale Team-Arbeit braucht mehr als das. Denn viel Arbeit passiert zwischen den Treffen. Dazu wollen wir in Kontakt bleiben und den Überblick behalten, damit unsere Projekte sich in die gewünschten Richtungen entwickeln. UND: gute digitale Zusammenarbeit zwischen Treffen entlastet unsere Treffen von unnötigen Updates und Orga-Dingen, so dass dort mehr Zeit für Miteinander, Debatte und Kreativität bleibt. 

Eine Technik, die zunehmend auch im Non-Profit-Bereich beliebter wird, heißt “Kanban”. Kanban heißt auf Japanisch Bord oder Karte. Stellt euch eine Pinnwand vor, auf der alle Aufgaben als Post-Its dargestellt sind. Die Pinnwand ist in Spalten aufgeteilt. Mit ihrem Fortschritt wandern die Post-Its dabei von Spalte zu Spalte, meist von Idee, zu ToDo, zu Doing, zu Done. Das ist sie schon, die sehr simple Grundidee von Kanban.

Das Ziel von Kanban-Boards ist es, die Arbeit im Team sichtbar zu machen und in überschaubaren Schritten abzuarbeiten. So kann jede*r immer sehen, wo es gerade Erfolge gibt und wo es hängt. Bestenfalls entsteht dabei ein gemeinsames Gefühl für Prioritäten und Fortschritt. Gerade in hierarchie-armen Teams kann es, gut gemacht, einen Teil der üblichen Leitungsfunktionen im Team verteilen.

Kanban kann analog an einer Pinnwand im Büro hängen, aber in digital arbeitenden Teams ist es viel bequemer, es online zu nutzen, z.B. auf Trello, Planner, Meistertask oder Deck. Zu den Tools gibt es unten einen Info-Kasten.

Damit Kanban funktioniert, braucht es wie alle Techniken bestimmte Haltungen, Spielregeln UND aktive Moderation! Und Kanban ist vor allem innerhalb von Agilem Projektmanagement stark – Ah noch ein Fremdwort…

Hier meine Kurz-Definition:

Agiles Projektmanagement versucht anders als klassische Meilenstein-Planung nicht das ganze Projekt vorweg (oder von hinten) zu planen, sondern nur die grobe Richtung zu definieren. Dann gilt es mit möglichst in sich abgeschlossenen Teilprojekten oder ersten Schritten anzufangen. Und: Nach jedem Teilprojekt oder im Agilen Sprech oft “Sprint” genannten Abschnitt wird ausgewertet und reflektiert: Wo stehen wir? Wie lief die Zusammenarbeit? Was ist von hier möglich?

Kanban funktioniert daher super:

• Für Planungen und Überblicke über 1-6 Wochen. Für Langzeitplanungen ist es ziemlich kompliziert zu nutzen. Da würde ich euch eher eine Meilensteinplanung mit anderen Tools empfehlen. (Mehr Infos dazu findet ihr z.B. hier VIDEO Wiebke). 
• Für bis zu ca. 8 Personen pro Board. Darüber hinaus leidet der Überblick schnell, wenn z.B. 15 Menschen alle ihre Aufgabenpakete eintragen. Aber ihr könnt und sollt natürlich für jedes Projekt ein eigenes Board anlegen.
• Wenn ihr im Team transparent kommunizieren wollt, woran ihr wie arbeitet. So können Menschen sich schnell einarbeiten,, Aufgaben übernehmen und weiterführen oder sehen, wie es um die Vorarbeiten für ihre ToDos steht. Kanban ist nicht gedacht für das einsame Arbeiten von Individualist*innen, sondern für echte Zusammenarbeit.

Meine Top-3-Tipps aus eigener Erfahrung sind:

Gestaltet eure Boards nach euren Bedarfen, aber lasst euch inspirieren und behaltet immer den Überblick.

Bei Kanban sind folgende Spalten typisch: Ideen, Todos für später, Todos aktuell, Doing/In Arbeit, Wartet/Blockiert/Rückmeldung erbeten und die tollste Spalte der Welt: Done/Erledigt. In diesem System schwimmen die Karten in der Regel von links nach rechts. Ergänzt werden manchmal Spalten wie: Ressourcen/Links zum Projekt, Themen für das nächste Teamtreffen, Themen für die nächste Auswertung. Eine Vorlage von mir für euch findet ihr hier:

ABER: Manchmal ergibt es Sinn, die Spalten anders zu nutzen. Für einen Publikationsplan ist es vielleicht hilfreich, mit den Spalten die nächsten 4-8 Wochen, also den zeitlichen Rahmen, abzubilden.

Ein weiterer Aspekt für den Überblick ist, dass ihr euch darauf einigt, wie groß die ToDos auf den Karten sein sollen. Meist werden eher kleine Aufgabenpakete geschnürt, die dann auf der Karte selbst ggf. mit Checklisten noch detaillierter gemacht werden können.

Findet eure Struktur, probiert aus und verändert. ABER: Ab 10 Spalten oder 10 Karten pro Spalte wird es schwierig. Denn dann verliert ihr den Überblick, obgleich das Board genau diesen ja schaffen soll. (Eine Ausnahme ist meist die Spalte Done, dort kann es leicht passieren, dass sich mal mehr Karten ansammeln, aber irgendwann solltet ihr auch sie wieder leeren.)

Entscheidet bewusst: Wofür nutzen wir Boards, wann andere Kanäle?

Kanban-Boards sind super für das Zusammenarbeiten an Aufgaben. Aber, wenn ihr lange Diskussionen braucht, um Ideen zu entwickeln, dann sind Treffen oder Messenger-Systeme den Kommentar-Möglichkeiten in Trello haushoch überlegen. Ähnliches gilt, wenn eigentlich jede*r bei euch die meiste Zeit an eigenen Projekten arbeitet und ihr nur manchmal Rücksprachen oder Austausch mit dem Team braucht. Dann wollt ihr vielleicht gar nicht wissen, was die anderen im Detail gerade so tun. Wenn ihr alle richtig Lust auf ein Kanban habt, kann es trotzdem nützen, aber letztlich kann dann auch jede*r gut die eigenen ToDo-Listen pflegen. Auch für Textarbeit ist Trello nicht geeignet, das gehört in Word, LibreOffice oder GoogleDoc. Also überlegt, wo ihr Aufgaben-orientiert arbeitet und wo Austausch-orientiert und entscheidet danach Tool und Spielregeln.

Bindet eure Boards in Routinen ein.

Ein Kanban-Board muss leben und aktualisiert werden. 

• Bindet es in euren Team-Treffen ein und erstellt Karten statt Protokoll zu schreiben.
• Nutzt persönliche Ansichten oder stellt eure Benachrichtigungen so ein, dass ihr täglich entlang eurer eigenen Aufgaben arbeitet und dabei automatisch eure Karten aktualisiert.
• Vereinbart Verantwortlichkeiten für Karten und für die Boards und nehmt sie wahr. 
• Lasst euch vom Agilen Projektmanagement inspirieren und wertet besonders zu Beginn regelmäßig aus, was klappt und was ihr noch anpassen möchtet. Legt diese Reflexionstreffen schon bei der ersten Einrichtung der Boards fest.

Wenn ihr mehr wissen wollt. Ich habe zusammen mit einem Praktiker für die Deutsche Stiftung für Ehrenamt und Engagement ein Webinar gegeben, das gratis im Netz verfügbar ist.

Mehr Infos zum Umgang und Praxiserfahrungen findet ihr hier:

Tool-Tipps (eine Auswahl):

Trello: Das amerikanische Tool ist zu Recht Marktführer für Kanban. Die Gratis-Version reicht für viele Vereine aus, die Bezahlversion ermöglicht das Switchen von Übersichten, beliebige Automationen und unzählige Zusatzfunktionen (PowerUps). Wenn ihr euch für Trello entscheidet, nehmt euch Zeit all die großartigen Funktionen kennenzulernen und alle für euch passenden auszunutzen! ABER: Da es sich um einen amerikanischen Anbieter handelt, sollten dort nie personenbezogenen Daten hinterlegt werden. 

Meistertask: So was wie der deutsche Nachbau von Trello. Probierenswert, wenn ihr was Made in Germany wollt. Es gibt einen Non-Profit-Rabatt, die Free-Version taugt allerdings maximal zum Anschauen und nicht für die Teamarbeit. Mehr deutsche Tools gibt es hier.

Microsoft Planner, Notion, Asana, Monday u.a. Zahlreiche Tools im Projekt- und Wissensmanagement können inzwischen auch Kanban. Schaut mal bei euren Tools, ob sie es schon beherrschen. Meist zwar mit weniger Funktionen als Trello, aber vielleicht reichen sie für euch und ihr spart ein zusätzliches Tool. Auch hier gilt: Vorsicht mit personenbezogenen Daten, die meisten Anbieter sitzen in den USA.

Und Open Source? Wirklich überzeugend fand ich bisher nur Decks, eine App, die in Nexcloud integriert wird. Sie ist eher schlicht und aufgeräumt, praktisch in den Funktionen und sehr alltagstauglich. Auf komplexe Automationen wie in Trello müsst ihr aber verzichten. Dafür liegen eure Daten eben dann da, wo ihr eure Nextcloud habt und damit nur bei euch. Nachteil: Wenn ihr keine Nextcloud nutzt, müsstet ihr erst dafür einen Anbieter finden. Mehr dazu lest ihr bei Digitalcourage. 

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